Tips zur Emailbewältigung

Hier soll einmal der Artikel zur Emailflutbewältigung stehen.

Struktur:

- Problemstellung
- Steuern des Benutzerverhaltens
- Technische Rahmenbedingungen
- Fazit

Problemstellung

Mitarbeiter im Unternehmen werden mit einer Vielzahl von E-Mails überflutet, die nicht zwangsläufig direkt mit ihrem Tagesgeschäft zusammenhängen. Durch diesen Zusatz an überflüssiger Information wird die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters von seinen eigentlichen Aufgaben abgelenkt - wichtige Kapazitäten des Unternehmens werden dadurch eingeschränkt.

Viele Mitarbeiter versenden unwichtige E-Mails, bzw. wichtige Emails an die "falschen" Empfänger, die diese Informationen per se nicht benötigen. Weiterhin benötigt man auf der technischen Seite Möglichkeiten dem Empfänger die Entscheidung zu erleichtern ob eine Email für ihn relevant ist oder unter die Kategorie "Corporate Spam" fällt.

Steuern des Benutzerverhaltens

Absender:
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Der Absender sollte dabei die folgenden Entscheidungen treffen bevor er eine E-Mail überhaupt versendet:

1. Kann ich den Anlass der Email mit anderen Möglichkeiten bearbeiten (Telefonat, pers. Gespräch)
2. Wer ist der Empfängerkreis? Sind überflüssige Empfänger im Verteiler?
3. Ist der Inhalt klar und deutlich formuliert? Kann mein Gegenüber innerhalb der ersten Zeile den Inhalt der gesamten Email erkennen?


Empfänger:
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Die folgenden Ratschläge sollte der Empfänger der E-Mail beachten:

1. Zielgerichtetes Erkennen von Absender, Inhalt, Grund und Empfängerkreis
2. Unmittelbar weiterbearbeiten?
3. Nicht den Fehler des direkten FYI begehen - bevor eine Email weiterversendet wird an die 3 Regeln des Absenders denken.
4. Kann die Email zurückgestellt werden und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden? Bei einem größeren Empfängerkreis wird so die Arbeit möglicherweise durch andere Empfänger bearbeitet.
5. Einrichten einer "E-Mail Time". Eine Zeit festlegen, in der Emails bearbeitet werden oder möglicherweise eine Phase festlegen in der KEINE E-Mails bearbeitet werden.

Technische Rahmenbedingungen

Die Rahmenbedingungen um die E-Mail Flut zu bändigen sind außerhalb von Spam-Filtern nicht gegeben.

Technische Einrichtungen zur Bändigung der E-Mail Flut wären:

- Einführen von Meta-Informationen / Tagging zur besseren Kategorisierung vom E-Mails
- Abteilungen sollten E-Mail Budgets erhalten, E-Mails erhalten damit einen Wert bzw Preis.

Fazit

Es liegt primär in der Verantwortung des Benutzers die E-Mail Flut zu bändigen.